Manual do Sistema VR Master Ferramentas v4.2 Financeiro Caixa Fechamento PDV

INTRODUÇÃO

 A ferramenta de "Fechamento PDV" é a primeira etapa do encerramento diário das atividades em um ponto de venda (PDV). Seu objetivo é identificar e registrar todas as transações associadas a um operador de caixa. O Fechamento PDV é acionado automaticamente no sistema quando o operador encerra a função de caixa. Se houver falha na comunicação entre o PDV e o Servidor, ele pode ser realizado manualmente. Essa ferramenta é crucial para consolidar as vendas realizadas durante o período operacional, proporcionando uma visão precisa das atividades financeiras. Uma parte importante do Fechamento PDV é a conferência detalhada dos valores das vendas, garantindo a precisão das informações registradas no sistema. A compatibilidade com as versões específicas dos aplicativos relacionados, como VRMaster, VRConcentrador e VRPDV, é vital para garantir o sucesso e a eficácia dessa ferramenta fundamental no encerramento do expediente.

RECURSOS E PARAMETRIZAÇÃO

 - Consultar (Teclas de atalho F1 ou ALT+C). Preencha os filtros da tela como desejar em seguida clique neste botão para trazer o resultado de sua consulta. O resultado dessa pesquisa aparecerá em seguida no centro da tela.

 

  - Ferramentas. Clique aqui e veja o manual completo das ferramentas.

 - Exportações (Sem teclas de atalho). Utilize as exportações de Relatório, Arquivo e Planilha para uma lista ou consulta realizada. Clique aqui e veja como funciona cada uma das exportações.

  - Calendário (Teclas de atalho F6). Clique neste botão para abrir um calendário e selecionar uma data.

  - Incluir (Teclas de atalho F2 ou ALT+I). Clique neste botão para realizar um novo lançamento de Fechamento PDV;

  - Excluir (Teclas de atalho F7 ou ALT+X). Após realizar a pesquisa selecione o Fechamento PDV e clique neste botão para excluir; 

  - Parametrizar (Teclas de Atalho ALT+Z). Na Parametrização na tela de Consulta de Fechamento PDV temos algumas flags para configurar:

 

- Fechamento Manual - Ao ativar esta opção, os valores das vendas no sistema serão ocultados. No final do processo de fechamento, o sistema exibirá apenas a diferença no caixa, proporcionando uma forma de controle mais detalhada.
- Utiliza Detalhamento Bandeira - Quando essa opção está selecionada, ao clicar duas vezes em uma finalizadora, você encontrará o botão de detalhamento da bandeira (). Esse botão é utilizado para identificar os valores recebidos através de cartões de crédito e débito, que foram processados via TEF ou CARTÃO (Visa, MasterCard, Dinners, etc.), ou para identificar os valores de finalizadoras que podem apresentar variações nas formas de pagamento, como, por exemplo, o Convênio (Alimentação e Convênio).
- Valor Tolerância Quebra Dia - Neste parâmetro, defina um valor de margem para que o sistema emita um alerta em caso de quebra no caixa.
- Exibe Quebra de Caixa - O parâmetro "Exibe Quebra de Caixa" mostra discrepâncias entre o saldo esperado e o saldo real de um caixa, ajudando na transparência e no controle financeiro.

 

  - Filtro (Teclas de Atalho ALT+L). Utilize essa ferramenta para atribuir mais filtros a consulta que deseja realizar.

  - Editar (Teclas de Atalho ALT+D). Após realizar a pesquisa selecione um item na lista e clique neste botão para realizar a modificação do Fechamento PDV.

  - Imprimir (Teclas de atalho F4 ou ALT+P). Este botão serve para realizar a impressão da lista exibida pela pesquisa.

COMO FAZER O FECHAMENTO MANUAL EM CASO DE FALHA NA COMUNICAÇÃO DO PDV COM O SERVIDOR.

OBS: Esse procedimento manual de lançamento do Fechamento PDV é reservado para situações excepcionais em que a comunicação automática entre o PDV e o servidor falhou. Nesse caso, cria-se um novo registro, preenchendo manualmente os campos que normalmente seriam preenchidos automaticamente. Certifique-se de que você ou o responsável pelo fechamento PDV do supermercado tenha todas as informações necessárias em mãos para garantir a exatidão dos dados. Essa prática contribui para uma análise precisa e eficiente no processo de fechamento do ponto de venda. Em caso de falta de informações, é possível utilizar como referência os dados disponíveis no Relatório de “Venda PDV”. Ressaltamos a importância de basear-se nos dados do relatório de venda do PDV, destacando os valores correspondentes a cada finalizadora. Enfatizamos a desaconselhação do emprego das informações de h orário para essa finalidade.

- Acesse (Administrativo - Consultas Administrativas - Venda PDV). Para realizar a consulta, insira a data, o ECF, a loja e no campo “Tipo Exibição” escolha a opção “OPERADOR”.

 

- Em seguida clique sobre o nome do operador com o botão direito do mouse e clique em “Finalizadora”. Nessa tela é exibido o valor de cada finalizadora.

 

- Na finalizadora TEF é preciso clicar novamente com o botão direito do mouse, e clicar na opção TEF para exibir o valor de cada bandeira. 

 

- Utilize o botão anterior (), no relatório de Venda PDV para obter mais informações. 

- Com essas informações, siga os seguintes passou:

- Para concluir esta etapa, é necessário que o parâmetro () 'Fechamento Manual' no menu (Financeiro / Caixa / Fechamento PDV) esteja ativado.

- Acesse o menu: Financeiro / Caixa / Fechamento PDV.
- Para realizar o lançamento e clique no botão Incluir().

 

- Data : Insira a data do Fechamento PDV.
- Operador : Coloque o código do Operador ao qual o fechamento está associado, se for preciso, pesquise pela opção Consultar ()  e utilize a opção Carregar () para carregar o usuário a tela.
- ECF : Insira o número da ECF correspondente ao Fechamento PDV.
- Situação : Campo informativo que mostra o estado atual do Fechamento PDV.
- Data/Hora Entrada : Indique o momento em que o operador iniciou suas atividades no caixa.
- Data/Hora Saída : Certifique-se de indicar corretamente o horário em que o operador encerrou suas atividades no caixa, considerando a tolerância fiscal até as 02:00 am do dia seguinte à abertura do caixa. Esse registro é fundamental para a precisão do fechamento PDV e a conformidade com os requisitos fiscais.
- Pausa : Preencha com o total de tempo destinado a pausas, descanso, almoço, etc. Se a cliente tiver 20 minutos de pausa preencha “00:20” e assim sucessivamente. 
- Observação : Utilize para adicionar informações adicionais, se necessário. 

 NOTA: GTInicial e GTFinal serão os últimos campos a serem preenchidos.

- GT Inicial : Apresenta os valores totais da impressora no início do período do operador (essa informação é impressa no relatório gerencial da impressora, se necessário). Caso não encontre essa informação, siga esses passos:

- Acesse: (Financeiro > Caixa > Fechamento PDV).
- Consulte pela data do dia anterior ao fechamento que está fazendo, loja e ecf do operador. 
- O valor que esta na coluna GTFinal será o valor para ser inserido no lançamento de fechamento PDV no campo GTInicial. Veja como exemplo a imagem abaixo:

 NOTA: As data não são as mesmas do fechamento manual explicado acima, essa imagem abaixo demonstra um exemplo de como encontrar o valor do GTInicial.

 

- GT Final : Representa os valores totais da impressora gravados na saída do operador (essa informação é impressa no relatório gerencial da impressora, se necessário).Caso não encontre essa informação, siga esses passos:

- Após incluir o valor de GTInicial, a coluna "Diferença" exibirá um determinado montante.
- Insira esse mesmo valor no campo GTFinal e salve as alterações.

 

- Total Bruto : Campo que informa o valor total da movimentação monetária durante o período do operador.
- Cancelamento : Insira neste campo o valor total de cupons e itens cancelados.
- Desconto : Insira neste campo o valor total dos descontos concedidos.
- Venda Líquida : Campo que mostra o valor total da movimentação monetária após subtrair cancelamentos e descontos.
- Pagamento : Campo para ser informado o total de pagamento de contas, recargas de celular, vale gás, etc.
- Recebimento : Campo para informar os pagamentos feitos pelo operador diretamente no caixa (pagamento de fornecedores, etc.).
- Carteira Dig.: Campo para informar o valor pago com a carteira digital. A carteira digital em um PDV de supermercado permite aos clientes realizar pagamentos eletrônicos usando dispositivos móveis. Elimina a necessidade de dinheiro físico ou cartões, proporcionando conveniência e agilidade.
- Total Líquido : Valor da venda líquida, no qual são subtraídos os pagamentos e adicionados os recebimentos.

ANÁLISE DETALHADA: ADICIONAR OS VALORES DE CADA FINALIZADORA

É importante destacar que essas informações são inseridas automaticamente. Estamos dando um exemplo de uma situação em que houve uma falha na comunicação com o PDV. Além disso, o exemplo fornecido destaca a finalizadora "Dinheiro". No entanto, é essencial analisar individualmente cada finalizadora e inserir os valores correspondentes de cada uma delas.

- Selecione a finalizadora e clique 2 vezes para inserir os valores;
 
 

 - Finalizadora : Código da finalizadora, seguido do nome correspondente.
 - Fundo de Troco : Abastecimento destinado ao troco do operador. O "Fundo de Troco" em um caixa de supermercado é o montante inicial disponibilizado para garantir troco adequado aos clientes que pagam em dinheiro. Essa prática visa evitar problemas de falta de troco, assegurando uma operação eficiente no ponto de venda.
 - Recebimento : Campo para informar o valor recebido na função 143, opções 1, 2, 3 e 4.
 - Receb. Geral : Campo para informar o valor recebido na função 143, opção 5 (Pagamentos Diversos).
 - Recarga : Campo para informar o valor das recargas de celulares realizadas no caixa.
 - Doação : Campo para informar o valor das doações realizadas no caixa. 
 - Vale Gás : Campo para informar o valor recebido referente a vale gás.
 - V. Presente: Campo destinado a informar o valor recebido como vale presente. 
 - Pagamento : Campo para informar o valor relacionado a pagamentos a fornecedores e outros pagamentos realizados diretamente no caixa com o operador. 
 - Contravale : Campo para informar os valores recebidos como contravale.
 - Retirada : Campo para informar o valor de retirada ou sangria.
 - Retirada CF : Valores retirados por Caixa Forte. "Valores retirados por Caixa Forte" em supermercados é a prática de remover periodicamente dinheiro do caixa para depositá-lo em local seguro, reduzindo riscos. Essa medida busca segurança financeira, sendo registrada para controle e prestação de contas.
 - Dev. Cupom : Montante retirado devido a devolução de cupom. A função de devolução de cupom no caixa é a 176.
 - Troco : Total de troco gerado para os clientes. Essa coluna será preenchida apenas na Finalizadora Dinheiro, mesmo que o troco tenha sido gerado por outras finalizadoras.
 - Carteira Dig.: Campo para informar os valores recebidos como carteira digital. 
 - Saldo : Saldo do operador. O "saldo do operador de caixa" é o total em dinheiro que o operador de caixa é responsável durante seu turno. Isso inclui o dinheiro recebido e exclui o valor retirado para fazer troco. Controlar esse saldo é essencial para garantir a precisão nas transações e evitar discrepâncias no caixa.
 - Recebível : Campo para informar o valor total das entradas no PDV.
 - Recebíveis Líquido: Representa o valor final disponível após a subtração de taxas ou descontos aplicados sobre o montante total das entradas no PDV. Essa medida reflete o valor líquido, ou seja, o montante efetivamente recebido após as devidas deduções, proporcionando uma visão mais clara da receita real.

ANÁLISE DETALHADA: DISTRIBUIÇÃO DE TRANSAÇÕES POR BANDEIRA NA FINALIZADORA

"Detalhar o valor de cada bandeira na finalizadora" significa oferecer uma análise detalhada e específica dos montantes associados a cada bandeira de cartão de crédito ou débito durante o processo de conclusão de uma venda. Este procedimento visa proporcionar uma compreensão mais precisa e minuciosa da distribuição financeira entre as diversas bandeiras, sendo valioso para ajustes estratégicos e otimização da eficiência nas transações.

-  Utiliza Detalhamento Bandeira (Teclas de atalho Alt+E). Essa função é utilizada para detalhar as finalizadoras e realizar uma conferência. Para acessar essa funcionalidade, clique no botão "Detalhamento Bandeira".
 
 

 - Na finalizadora “Dinheiro” geralmente só é preciso abrir e salvar para não ocorrer um erro. Já na finalizadora TEF é preciso inserir o valor de cada bandeira no campo correspondente. Como explicado anteriormente, podemos ter como base o relatório de “Venda PDV”, a imagem abaixo mostra um exemplo utilizando o relatório para inserir o valor de cada bandeira no detalhamento da Finalizadora TEF. 
 

ANEXO 1: AUDITORIA

A ferramenta de Auditoria desempenha um papel essencial ao exibir de maneira transparente e detalhada todas as alterações efetuadas diretamente no sistema pelos usuários. Essa funcionalidade é fundamental para o monitoramento e a prestação de contas, permitindo uma visão abrangente das ações realizadas. Para garantir seu correto funcionamento, é essencial que os aplicativos VRMaster, VRConcentrador e VRPDV estejam na versão 3.14.X.

PRÓXIMA ETAPA DO FECHAMENTO PDV: FINALIZAÇÃO

  Clique aqui para acessar o manual da próxima etapa de Finalização