Manual do Sistema VR Master Ferramentas v4.2 Financeiro Contas Pagar Fornecedor

INTRODUÇÃO

A ferramenta de pagamento a fornecedores é essencial para registrar e pagar as despesas das compras feitas pelo supermercado. Quando uma compra é feita e a nota fiscal é registrada, automaticamente é gerada uma conta a pagar para o fornecedor correspondente. Isso permite que o supermercado analise, verifique e pague essas contas de forma precisa, mantendo um controle financeiro exato das obrigações relacionadas às compras. Na seção específica "Contas a Pagar - Fornecedor", as despesas são originadas a partir das notas fiscais, notas de despesas ou outros registros de gastos. É importante destacar que nessas três formas de gerar as contas a pagar para o fornecedor, não é possível adicionar manualmente a conta nesta tela. O processo é automatizado, garantindo que todas as obrigações financeiras sejam registradas com consistência e precisão.

RECURSOS E PARAMETRIZAÇÃO

 - Consultar (Teclas de atalho F1 ou ALT+C). Preencha os filtros da tela como desejar em seguida clique neste botão para trazer o resultado de sua consulta. O resultado dessa pesquisa aparecerá em seguida no centro da tela.

 
 
 - Exportações (Sem teclas de atalho). Utilize as exportações de Relatório, Arquivo e Planilha para uma lista ou consulta realizada. Clique aqui e veja como funciona cada uma das exportações.

  - Baixar (Teclas de atalho ALT+B). Selecione o fornecedor e clique neste botão para realizar a baixa do valor que foi pago. 

  - Ferramentas. Clique aqui e veja o manual completo das ferramentas.

  - Parametrizar (Teclas de atalho ALT+Z).

 

- Loja: Selecione a loja que deseja parametrizar. 
- Evento Financeiro Estorno Pagamento: Informe o evento financeiro destinado ao estorno de pagamento.
- Banco Padrão Pagamento: Especifique o banco padrão a ser utilizado para efetuar os pagamentos aos fornecedores.
- Quantidade de Dias para Pagamento Retroativo: Determine o número de dias retroativos nos quais os pagamentos podem ser realizados. A data considerada é a data de entrada.
- Baixa Cheque Permite Fornecedores Diferentes: Ative essa opção se desejar permitir o uso de um mesmo cheque para liquidar débitos de diferentes fornecedores.
- Exibir Abatimentos Família Fornecedor: Escolha esta opção para visualizar todas as pendências do fornecedor e de sua família. Se não selecionada, o sistema mostrará apenas as pendências do fornecedor escolhido.
  
  - Estornar (Teclas de atalho ALT+R). Selecione o fornecedor e clique neste botão caso seja necessário estornar um pagamento.

  - Filtro (Teclas de atalho ALT+L). Utilize essa ferramenta para atribuir mais filtros a pesquisa que deseja realizar.



- Banco: Seleciona consultas com base na instituição bancária relacionada.
- Tipo Entrada: Personaliza pesquisas considerando a natureza específica da entrada de nota.
- Tipo Pagamento: Refina buscas focalizando o método de pagamento associado à nota.
- Observação: Realiza consultas procurando por termos específicos nas notas observadas.
- Nº Cheque Terceiro: Busca notas com base no número de cheque de terceiros, se aplicável.
- Nº Cheque Empresa: Filtra notas levando em conta o número de cheque da empresa usado para pagamento.
- Agência: Conduz consultas com base em uma agência bancária específica.
- Conta: Refina pesquisas levando em consideração uma conta bancária específica.
- Exportado: Filtra para mostrar apenas contas a pagar que foram previamente exportadas.
- Família Fornecedor: Personaliza consultas para exibir apenas fornecedores de uma família específica.
- Banco Fornecedor : Especifique o banco de pagamento do fornecedor para restringir a sua busca.
 
  - Editar (Teclas de atalho ALT+D). Após realizar a pesquisa selecione um item na lista e clique neste botão para realizar a modificação da parcela de pagamento de fornecedor.

  - Conferir (Teclas de atalho ALT+N). Antes de realizar a baixa do pagamento é necessário selecionar os pagamentos que estão em aberto e realizar uma conferência. Clique neste botão para realizar tal ação.

  - Remover Conferência (Teclas de atalho ALT+F). Selecione o pagamento e clique neste botão para remover a conferência. 

  - Alteração em Lote (Teclas de atalho ALT+A). Este botão serve para alterar algumas informação em lote. Isso significa que você pode selecionar diversos pagamentos e modificar as informações de uma só vez.



- Data Vencimento: Indique uma nova data de vencimento para modificar os registros selecionados.
- Tipo Pagamento: Especifique um novo tipo de pagamento para alterar os registros selecionados.
- Banco Agência Conta: Informe novos dados bancários, incluindo banco, agência e conta, para modificar os registros selecionados.
- Observação: Introduza uma nova observação para alterar os registros selecionados.

  - Imprimir (Teclas de atalho F4 ou ALT+P). Este botão serve para realizar a impressão da lista exibida pela pesquisa. Existem diversas opções para impressão, veja detalhadamente cada uma abaixo.

- Data Emissão: Apresenta um relatório de contas a pagar agrupadas pela data de emissão.
- Data Entrada: Gera um relatório de contas a pagar organizadas pela data de entrada da nota.
- Data Pagamento: Fornece um relatório de contas a pagar agrupadas pela data de pagamento.
- Data Vencimento: Apresenta um relatório de contas a pagar agrupadas pela data de vencimento.
- Fornecedor: Gera um relatório de contas a pagar agrupadas por fornecedores.
- Recibo: Permite a impressão de um recibo de pagamento.
- Tipo Abatimento: Apresenta um relatório de contas a pagar agrupadas por abatimentos.
- Tipo Pagamento: Gera um relatório de contas a pagar organizadas pelo tipo de pagamento.

FILTROS E COLUNAS

- Tipo Data: Especifique o tipo de data que o sistema deve considerar no período indicado.
- Período: Informe um intervalo de datas para a consulta desejada.
- Nº Doc: Corresponde ao número do documento, que é o número da nota fiscal responsável pela conta a pagar do fornecedor.
- Fornecedor: Utilize este campo para identificar um fornecedor específico.
- Loja: Informe o número da loja que deseja consultar.
- Situação: Indique a situação dos registros que você deseja consultar.
- Conferido: Selecione se deseja visualizar as contas que foram conferidas ou não. 
- Agendamento: Este filtro identifica lançamentos manuais, Agendamento DDA ou Não agendados. Saiba mais sobre o agendamento.
- Tipo: Selecione o tipo de conta a pagar, seja "Entrada" (notas de entrada), "Despesa" (notas de despesas) ou deixe o filtro em "TODOS" para ambos.



  - Ferramentas. Clique aqui e veja o manual completo das ferramentas.

- Selecionar Todos: Coluna que permite escolher todos os registros exibidos na consulta.
- Selecionado: Coluna que facilita a seleção de registros na consulta.
- Conferido: Coluna que exibe o ícone de conferência (), indicando que a conta foi verificada.
- Exportado: Coluna que mostra o ícone de exportação () quando a conta a pagar foi exportada para pagamento, procedimento realizado na exportação bancária.
- Fornecedor: Coluna que apresenta o código do fornecedor.
- Razão: Coluna que mostra a razão social do fornecedor.
- Parcela: Coluna que indica o número de parcelas da conta.
- Nº Documento: Coluna que exibe o número da nota fiscal que originou a conta a pagar.
- Data Entrada: Coluna que mostra a data de entrada da nota fiscal.
- Loja: Coluna que identifica a loja responsável pela conta a pagar.
- Tipo Entrada: Coluna que indica o tipo de entrada da nota fiscal.
- Data Emissão: Coluna que mostra a data de emissão da nota fiscal.
- Valor Parcela: Coluna que apresenta o valor da(s) parcela(s) da conta.
- Valor Abatimento: Coluna que exibe o valor de abatimento, se houver.
- Valor Dedução: Coluna que mostra o valor de dedução, se houver.
- Valor Acréscimo: Coluna que indica o valor de acréscimo, se houver.
- Valor Líquido: Coluna que mostra o valor líquido do pagamento.
- Valor Documento: Coluna que exibe o valor bruto da conta a pagar.
- Data Vencimento: Coluna que apresenta a data de vencimento da conta.
- Data Pagamento: Coluna que indica a data de pagamento da conta.
- Data Pagto Contábil: Coluna que informa a data do dia em que o pagamento será compensado para a contabilidade.
- Situação: Coluna que indica a situação atual da conta.
- Banco: Coluna que apresenta o número do banco para pagamento da conta.
- Nome Banco: Coluna que mostra o nome do banco para pagamento da conta.
- Agência: Coluna que identifica a agência do banco vinculada ao pagamento.
- Conta: Coluna que exibe a conta do banco vinculada ao pagamento.
- Nº Cheque: Coluna que mostra o número do cheque, se houver.
- Prazo Cadastro: Coluna que indica o prazo de pagamento cadastrado para o fornecedor.
- Prazo Pagamento: Coluna que indica o prazo de pagamento informado na nota fiscal.
- Dias Atraso: Coluna que exibe o número de dias de atraso para o pagamento da conta, se aplicável.
- Observação: Coluna que mostra a observação relacionada à baixa da conta a pagar.
- Tipo Pagamento: Coluna que indica o tipo de pagamento utilizado para efetuar o pagamento.


TOTAIS

- Valor Parcela - Coluna que apresenta a soma total dos valores das parcelas para o período da consulta.
- Valor Abatimento - Coluna que mostra o montante total referente aos abatimentos realizados durante a consulta.
- Valor Dedução - Coluna que exibe o total acumulado das deduções efetuadas no período da consulta.
- Valor Acréscimo - Coluna que indica o montante global dos acréscimos registrados na consulta.
- Valor Líquido - Coluna que exibe o total geral dos valores líquidos das contas analisadas.

PROCESSO DE BAIXA DE CONTAS A PAGAR FORNECEDOR

- Acesse o menu: Financeiro / Contas a Pagar / Fornecedor;
- Realize a pesquisa para o período desejado de contas a pagar.
- Escolha a conta do fornecedor na lista.
- Clique no botão conferir() e confirme a ação.
- Selecione novamente a conta a pagar e clique no botão para efetuar a baixa ();

 


- Data Pagamento - Indique a data em que o pagamento ao fornecedor será efetuado.
- Data Pagto Contábil - Campo informativo que mostra qual o dia em que o pagamento será processado (data do pagamento no extrato).
- Valor - Especifique o valor a ser pago para a conta selecionada.
- Tipo Pagamento - Informe o tipo de pagamento que será realizado para esta baixa.
- Banco / Agência / Conta - Forneça os detalhes do banco, agência e conta de onde será debitada esta conta.
- N° Cheque - Indique o número do cheque, caso o campo Tipo Recebimento esteja selecionado como cheque para habilitar essa opção.

VISUALIZAR/ADICIONAR PARCELAS DE PAGAMENTO À FORNECEDOR

- Ao clicar 2 vezes em despesas provenientes de nota de entrada a seguinte tela será exibida:

 

 - Ferramentas. Clique aqui e veja o manual completo das ferramentas.

 - Calendário (Teclas de atalho F6). Clique neste botão para abrir um calendário e selecionar uma data.
 
- Nº Documento : Campo informativo que mostra o número do documento de referência para a quitação do pagamento. Essa informação é derivada da origem das contas a pagar, seja por (Nota fiscal de Entrada, Nota Despesa ou lançado em Outras Despesas).
- Nº Parcela : Campo informativo que exibe a quantidade de parcelas do pagamento.
- Tipo Entrada : Campo informativo que apresenta a categoria da nota de entrada que originou esta conta a pagar do fornecedor.
- Loja : Campo informativo que indica a origem da compra da mercadoria.
- Fornecedor : Campo informativo que revela o fornecedor a ser remunerado.
- Data de Entrada: Campo informativo que exibe a data em que o produto foi registrado no sistema. Essa informação é derivada da origem das contas a pagar, seja por (Nota fiscal de Entrada, Nota Despesa ou lançado em Outras Despesas).
- Data Emissão : Campo informativo que exibe a data de emissão da conta a pagar.
- Data Vencimento : Informe nesta área a data de vencimento da conta a pagar.
- Valor Parcela : Campo informativo que exibe o montante da parcela a ser paga.
- Acréscimo : Informe um valor adicional à conta, caso necessário.
- Valor Líquido : Campo informativo que exibe o valor líquido da conta a pagar, considerando descontos e acréscimos.Tipo Pagamento : Informe o método escolhido para o pagamento da conta.
- Data Pagamento : Indique uma data para o pagamento da conta.
- Data Pagto Contábil : Informe a data que deve constar na contabilidade referente a esta conta.
- Situação : Campo informativo que exibe o status do pagamento.
- Conferido : Opção informativa que indica se a conta foi ou não verificada. 
- Clique no botão Remover Conferência () se deseja desconfirmar a conferência. 
- Observação : Adicione uma observação, se desejado.
- Banco/Agência/Conta : Informe os detalhes do banco responsável pelo pagamento.
- Nº Cheque : Este campo é ativado ao escolher o tipo de pagamento como "Cheque". Informe neste espaço o número do cheque que será utilizado no pagamento desta conta. 
- Nesta tela, são apresentados todos os detalhes da parcela devida ao fornecedor. Se desejar dividir a parcela em mais uma parcela, clique no botão "Botão alteração em lote" () e a próxima tela será exibida:



- Observe que a primeira parcela já está lançada o valor total da parcela, no nosso exemplo o valor total é  de R$7.200,00, para dividir a parcela primeiro corrija esse valor. Dê dois cliques na parcela e faça a alteração do valor. No exemplo, o total foi dividido em duas parcelas, por isso, R$3.600,00 para cada parcela.



- Para incluir a outra parcela, clique no botão Incluir() e inclua o valor que deseja para a segunda parcela. Preencha com a data de vencimento e o valor. Em seguida, clique em Salvar.


 
 - Ferramentas. Clique aqui e veja o manual completo das ferramentas.

- Número do Documento : Mostra o número atribuído ao documento gerado para a parcela.
- Tipo de Entrada : Código utilizado para identificar a natureza do pagamento, que é detalhada no campo seguinte, como, por exemplo, "DESPESAS CARTORÁRIAS".
- Loja : Indica a qual estabelecimento está relacionado o débito.
- Valor : Apresenta o montante financeiro associado à parcela.
- Fornecedor : Exibe o código do fornecedor e, em seguida, seu nome conforme registrado no cadastro.
- Data de Entrada : Informa a data em que a parcela foi inicialmente gerada.
- Data de Emissão : Indica a data em que a parcela foi concluída.

ANEXO 1: ABATIMENTOS EM DEVOLUÇÕES

- Acesse o menu: Financeiro / Contas a Pagar / Fornecedor.
- Pesquise um fornecedor e clique no botão editar();
- Acesse a aba Devolução;
- Clique no botão adicionar();
 
 

- Acesse a aba "Dados Parcela" e confira se há um valor de abatimento adicionado, o qual corresponde ao montante da devolução. Selecione o abatimento e clique no botão Carregar (); 
 


- Existem duas maneiras de registrar uma devolução no sistema:
 
 - Baixa Direta em Contas a Receber / Devolução / Recebimento:
 - Acesse o menu Financeiro > Contas a Receber > Devolução > Recebimento.
 - Baixe a devolução, indicando que ela foi recebida.
 
 - Abatimento do Valor em Contas a Pagar:
 - Acesse o menu Financeiro > Contas a Pagar > Fornecedor.
 - Encontre o fornecedor relacionado à devolução.
 - Edite a despesa da devolução e adicione um abatimento ao valor.
 
 - Essas duas opções permitem que a devolução seja registrada de maneira adequada nos registros financeiros da empresa.
 
Observação: Se você marcar a devolução como recebida em Contas a Receber, isso será refletido em Contas a Pagar. Se escolher abater o valor em Contas a Pagar, isso também será refletido em Contas a Receber. Ambas as opções garantem que a devolução seja registrada e reconciliada nos registros financeiros, oferecendo flexibilidade no controle de contas a receber e a pagar.

ANEXO 2: ABATIMENTOS EM CONTRATOS

- Acesse o menu: Financeiro / Contas a Pagar / Fornecedor.
- Pesquise um fornecedor e clique no botão editar();



- Acesse a aba Contratos;
- Clique no botão adicionar();
- Selecione os contratos que deseja realizar o abatimento, em seguida clique no botão carregar();
- Finalize clicando em salvar.

ANEXO 3: ABATIMENTOS EM CHEQUES

- Acesse o menu: Financeiro / Contas a Pagar / Fornecedor.
- Pesquise um fornecedor e clique no botão editar();

 

- Acesse a aba Cheques;
- Clique no botão adicionar();
- Pesquise e selecione os cheques que deseja realizar o abatimento, em seguida clique no botão carregar();
- Conclua clicando em salvar.

ANEXO 4: ABATIMENTOS EM VERBAS

- Acesse o menu: Financeiro / Contas a Pagar / Fornecedor.
- Pesquise um fornecedor e clique no botão editar();

 

- Acesse a aba Verbas;
- Clique no botão adicionar();
- Faça a pesquisa e selecione as verbas disponíveis para o abatimento, depois clique no botão de carregamento ();
- Finalize clicando em salvar.

ANEXO 5: OUTROS ABATIMENTOS

- Acesse o menu: Financeiro / Contas a Pagar / Fornecedor.
- Pesquise um fornecedor e clique no botão editar();



- Acesse a aba Abatimentos.
- Nessa aba, forneça o valor monetário que representa outros descontos ou abatimentos que o fornecedor pode receber. Isso inclui descontos em taxas DOC/TED, abatimentos ou acordos adicionais.

ANEXO 6: ADIANTAMENTO

- Acesse o menu: Financeiro / Contas a Pagar / Fornecedor.
- Pesquise um fornecedor e clique no botão editar();



- Acesse a aba Abatimentos.
- Clique no botão adicionar().
- Selecione os adiantamentos para aplicar como desconto na conta a pagar do fornecedor.
- Salve as alterações e conclua o processo realizando a baixa ao clicar em baixar().